Privacy Policy

In dit privacybeleid voor sollicitanten wordt beschreven hoe Sarawak Belux, waarvan de zetel gevestigd is te Stationsstraat 27, 1702 Groot-Bijgaarden met BTW nr. BE 0476.212.689 (hierna “werkgever” genoemd) zich inzet voor de bescherming van de privacy van haar externe en interne kandidaten waarvan persoonsgegevens verzameld worden. Deze voorwaarden zijn van toepassing op de wervings- en selectieactiviteiten van de werkgever.

1. Toepassingsgebied

Via de website of intranet krijgen kandidaten de mogelijkheid om spontaan te solliciteren en/of voor vacatures specifiek.

De toe werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke en verbindt er zich uw persoonsgegevens enkel voor volgende verwerkingsdoeleinden te gebruiken:
• Ontvangen van sollicitaties of vragen over vacatures
• Kandidaten opvolgen en communiceren over het sollicitatieproces
• Afspraken inplannen met kandidaten
• Wervingsreserve samenstellen (databank met kandidaat-werknemers) Melding nieuwe vacatures
• Sollicitatiegedrag analyseren om procedures te verbeteren en fraudepreventie

Om uw sollicitatie of vraag vlot te laten verlopen, heeft de werkgever een aantal persoonsgegevens nodig, zoals:
• Identiteitinformatie (persoonsnaam, geboortedatum, profielfoto, …)
• Contactinformatie (woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, …)
• Opleiding en vorming (diploma’s, getuigschriften, …)
• Beroep (werkgever, functie, …)

De werkgever verzamelt persoonsgegevens van kandidaten rechtstreeks (persoonlijk contact, telefoongesprekken, e-mail, …) of via het sollicitatieformulier met verplichte en optionele inputvelden en opgeladen bestanden (zoals: CV, motivatiebrief, diploma, …) op de website of intranet. Als ook publiek beschikbare informatie op uw profiel op sociale media kanalen of het internet algemeen (protfolio website, …).

De werkgever laat het niet toe om gegevens van kinderen onder de 16 jaar te ontvangen.

De kandidaat voegt geen gevoelige gegevens toe aan zijn sollicitatie, zoals gegevens ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid of medische informatie, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijk, bestuurlijke veroordelingen en alle andere informatie die onderworpen is aan reguleringen of bescherming uit hoofde van specifieke wetten.

Indien de kandidaat ongevraagd gevoelige gegevens verstrekt aan de werkgever, geeft de kandidaat de werkgever de toestemming om deze te wissen.

Als u via de website of intranet van de werkgever (sollicitatieformulier of contactformulier) persoonsgegevens verstrekt en de checkbox “privacy” heeft aangevinkt, aanvaardt u en stemt u in met de verwerking van deze persoonsgegevens door de werkgever en bevestigt u deze voorwaarden gelezen en goedgekeurd te hebben.

De gegevens van de kandidaat zijn zo nauwkeurig mogelijk en worden zo nodig door de kandidaat en de werkgever bijgewerkt.

Als een kandidaat meermaals solliciteert en daarom meermaals in de databank voorkomt (dubbele kandidaat), zullen de gegevens in 1 dossier worden samengevoegd.

2. Geheimhouding

De werkgever slaat uw persoonsgegevens op in een beveiligde database.

De werkgever waarborgt dat uw data niet wordt doorgegeven aan derden voor commerciële of andere doeleinden. Ook zal de werkgever nooit gegevens van kandidaten verkopen of verhandelen.

Voor praktische uitvoering kan de werkgever beroep doen op leveranciers (bv. rekruteringssoftware, testleverancier, interim- en selectiekantoor, …) die toegang krijgen tot bepaalde gegevens van kandidaten om diensten (bv. inplannen van een assessment, uitnodiging testafname, …) te leveren in kader van het rekruterings- en selectieproces. De werkgever zorgt ervoor dat deze derden zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan en zich houden aan alle regels.

De werkgever kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van kandidaten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld overheid. Ook kan het nodig zijn dat de werkgever krachtens van toepassing zijnde wetten gegevens van kandidaten mee te delen om haar wettelijke rechten te beschermen.

De toegang tot de gegevens van kandidaten is beperkt tot personeelsleden van de werkgever die betrokken zijn bij de werving- en selectieactiviteiten.

3. Datatransfer

De werkgever tracht in eerste instantie de persoonsgegevens zoveel als mogelijk te verwerken in België en zal ten allen tijden alle gegevens binnen Europa houden.

De werkgever zal nooit persoonsgegevens verwerken buiten Europa of doorgeven aan landen buiten Europa.

4. Bewaartermijn

Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart de werkgever de persoonsgegevens van de kandidaat in de wervingsreserve voor het geval er een geschikte vacature is. Tenzij de lokale wetgeving anders bepaalt, worden de gegevens van de kandidaat maximaal 5 jaar bewaard na afsluiten sollicitatie.

Als een kandidaat meermaals solliciteert binnen de bewaartermijn, zal telkens de afsluitdatum van de laatste sollicitatie gebruikt worden.

Als de bewaartermijn verstreken is, zal de kandidaat volledig uit het systeem van de werkgever gewist worden. Enkel om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (waaronder verzoeken van politie en justitie), voorschriften na te leven, geschillen op te lossen, de beveiliging te handhaven, fraude en misbruik te voorkomen, onze gebruikersovereenkomst af te dwingen of uw verzoek tot uitschrijving voor verdere berichten van ons uit te voeren kunnen uw persoonlijke gegevens langer bewaard worden als dat redelijkerwijs nodig is.

5. Rechten van de kandidaat

Als kandidaat heeft u het recht om uw persoonsgegevens op te vragen (toegang tot inzage of overdragen van data), te laten corrigeren (aanvullen of wijzigen) of zich te verzetten tegen de verwerking (volledig wissen of tijdelijke blokkeren) van uw persoonsgegevens.

Om deze rechten uit te oefenen kan u een aanvraag doen via onderstaande contactgegevens bij de werkgever.

De werkgever zal uw aanvraag beantwoorden binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van uw aanvraag en al dan niet gevolg verlenen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Wanneer de werkgever redenen heeft om te twijfelen aan uw identiteit van de aanvrager, is de werkgever gerechtigd om aanvullende informatie te vragen ter controle van uw identiteit zodoende elke ongeoorloofde aanvraag te voorkomen.

6. Cookies

Naast de persoonsgegevens die u vrijwillig bezorgt aan de werkgever in het kader van een sollicitatie of vraag, gebruikt de werkgever ook cookies om gegevens te verzamelen.

Cookies helpen de werkgever inzien hoe kandidaten de website of intranet gebruiken en hoe de website of intranet beter en kandidaatvriendelijker kan maken.

Daarnaast maakt de werkgever gebruik van JavaScript, voor bijvoorbeeld het tonen van eerder bekeken vacatures.

Indien u dit niet wil, kan u de cookies en JavaScript natuurlijk ook uitschakelen. Gelieve er rekening mee te houden dat de website of intranet dan mogelijks niet optimaal werkt.

7. Taal

De oorspronkelijk taal van deze sollicitatie privacyverklaring is Nederlands. Vertalingen of documenten opgesteld in een andere taal, vormen steeds louter een toegift naar de kandidaat toe. In het geval van verschil tussen de Nederlandse tekst en de vertaalde tekst, zal enkel de Nederlandse tekst gelden.

8. Wijzigingen

De werkgever behoudt zich het recht om op ieder moment deze sollicitatie privacyverklaring aan te passen. Als de wijzigingen een wezenlijke impact hebben op de uitvoering van de afspraken met de kandidaat, zullen deze steeds gecommuniceerd worden aan de kandidaat.

Indien de kandidaat het niet eens is met de wijzigingen, kan deze altijd beroep aan tekenen bij de werkgever en in het uiterste geval heeft de kandidaat de mogelijkheid om zijn lopende sollicitatie stop te zetten en zich te laten verwijderen uit de databank.

9. Contactgegevens

Voor vragen en/of opmerking over het privacybeleid voor sollicitanten, kan u de werkgever contacteren via:
Sarawak Belux brief: Stationsstraat 27, 1702 Groot-Bijgaarden e-mail: info@sarawak.be